Aufzeichnungspflichten bei offenen Ladenkassen

Das Landesamt für Steuern Niedersachsen hat ein Merkblatt zur Kassenführung herausgegeben, das u.a. die Vorgaben für sogenannte offene Ladenkassen darstellt.

Als offene Ladenkasse gelten z. B. Geldladen, Geldkassetten, Schubladen und andere Utensilien zur Aufbewahrung von Bargeld ohne Einsatz technischer Hilfsmittel.

Eine gesetzliche Pflicht zum Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme existiert nicht.

Einzelaufzeichnungspflicht

Auch beim Einsatz einer offenen Ladenkasse ist zur Erfüllung der Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Geschäftsvorfalls mit ausreichender Bezeichnung erforderlich (manuelle Einzelaufzeichnung).

Aufzuzeichnen sind:

  • Identität des Verkäufers (Name, Firma, Anschrift),
  • Identität des Käufers (Name, Firma, Anschrift),
  • Inhalt des Geschäfts (Liefergegenstand, Art der Dienstleistung),
  • Zahlungsbetrag (Gegenleistung), getrennt nach Steuersätzen in % (z. B. 7% oder 19% Umsatzsteuer),
  • Steuerbetrag in Euro und
  • der Gesamtbetrag.


Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht

Nur bei nachweislich bestehender Unzumutbarkeit kann es im Einzelfall ausreichen, die Kasseneinnahmen lediglich summarisch aufzuzeichnen. Die Nachweispflicht liegt beim Verein.

Damit in diesen Ausnahmefällen die Ermittlung der Summe der Tageseinnahmen nachprüfbar bleibt, müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichtes nachgewiesen werden. Da die Feststellung des Kassenbestandes eine unentbehrliche Grundlage für die Berechnung der Tageseinnahmen bildet, muss für die Anfertigung des Kassenberichtes der gesamte geschäftliche Bargeldbestand täglich gezählt werden. Der Kassenbestand wird dann rechnerisch um die belegmäßig festgehaltenen Ausgaben und Entnahmen erhöht und um die ebenfalls dokumentierten Einlagen und den Kassenanfangsbestand gemindert, um die Tageseinnahme zu ermitteln. Die Entnahmen und Einlagen sowie jeglicher Geldtransit werden durch sogenannte Eigenbelege dokumentiert.

Bei Einrichtungen mit mehreren offenen Ladenkassen sind Aufzeichnungen für jede einzelne Kasse erforderlich. Rundungen und Schätzungen sind nicht zulässig. Bei Umsätzen zu unterschiedlichen Steuersätzen gelten die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten (insbesondere die getrennte Aufzeichnung der Einnahmen nach Steuersätzen).

Kassenbücher und Kassenbestandsrechnungen können den Kassenbericht selbst dann nicht ersetzen, wenn in einer gesonderten Spalte Kassenbestände ausgewiesen werden.

Die Erstellung eines Zählprotokolls ist für die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung nicht verpflichtend. Es erhöht aber die Beweiskraft der Aufzeichnungen.

Hinweis: Die Führung eines Kassenberichtes reicht für die umsatzsteuerlichen Einzelaufzeichnungspflichten nach § 22 UStG nicht aus. Bei Umsätzen mit unterschiedlichen Steuersätzen, müssen zur Feststellung der Steuer und der Grundlage ihrer Berechnungen neben dem Kassenbericht für umsatzsteuerliche Zwecke weiterhin Einzelaufzeichnungen geführt werden.

Landesamt für Steuern Niedersachsen, Merkblatt Kassenführung, Stand 1.01.2020

Quelle: Vereinsknowhow

Götz Löding-Hasenkamp

Partner, Geschäftsführer, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

0211 - 172 98 - 120

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Horst Hartung

Geschäftsführer, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

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